A Ripasa é certificada pelas normas IS0 9001 versão
2000 – Sistema de Gestão da Qualidade – e
IS0 14001 – Sistema de Gestão Ambiental
em sua unidade industrial Ripasa I e nos sete parques
florestais é certificada na ISO 14001.
A Necessidade ?
A Ripasa inicialmente necessitava administrar, publicar
e controlar as versões das normas ISO para garantia
de sua qualidade em processo, além de sua participação
no mercado internacional. Após garantida as normas,
a Ripasa também administrava manualmente centenas
de contratos com seus parceiros, fornecedores e terceiros,
cada um com suas versões, prazos e responsáveis.
No meio de tantos papéis, perdas, revisões
e queda da produtividade, a Ripasa precisava urgentemente
de uma solução automatizada para atender
o ritmo de crescimento do negócio.
A Solução ?
Com a implantação do TS&O SCD.NET e
este integrado ao sistema de Correio Eletrônico Microsoft
Exchange e Microsoft Active Directory (LDAP), os usuários
e colaboradores Ripasa deram um salto de produtividade
e confiança nas informações de documentação.
Com uma administração eficiente de Normas
ISO 9000 e Contratos, através de uma ferramenta
GED, a indústria de papéis e celulose Ripasa
centralizou e garantiu a todos os departamentos da empresa
a rápida disponibilização de versões
de documentos. E com a TS&O SCD.NET o fluxo de aprovação
e envolvidos no processo é executado de forma tão
confiável e automatizada que facilitou o controle
das revisões, tanto na matriz quanto nas filiais
do grupo.
Atualmente, a aplicação TS&O SCD.NET é responsável
por atender na Ripasa:
- 1.900 usuários cadastrados, mas
1200 efetivos;
- 2.100 documentos sendo gerenciados pela aplicação;
Dados Oficiais das Vantagens da Evolução do SCD
As grandes corporações já estão cientes desta necessidade de uso da tecnologia na otimização das tarefas do dia-a-dia, e o uso de um portal SCD visa resolver as principais dificuldades de seus usuários. Nas empresas com maior maturidade em gestão e emprego de recursos tecnológicos, o portal começa a se transformar em um ponto de convergência entre gerenciamento de conteúdo, intranet e ferramentas de colaboração. A junção desses três itens resulta no que o Gartner chama de Smart Enterprise Suite (SES) e que pode ser compreendido como uma nova geração de portais. As dificuldades a destacar são:
- Usuários perdem muito tempo arquivando, organizando,
procurando, copiando e distribuindo as informações.
- Pesquisa manual e repetitiva;
- Facilidade de perder
ou arquivar conteúdo
em local errado;
- Não ser possível
o uso simultâneo
das informações
- Segurança
precária das informações;
- Alto custo de manuseio (logística, mão-de-obra
e material);
- Fluxos de trabalho inconsistentes;
- Várias fontes
de uma mesma informação;
- Aplicações
locais sem integração
entre departamentos; Um Documento é copiado,
fisicamente ou eletronicamente de 9 a 11
vezes a um custo de aproximadamente
U$ 18;
- O Custo para armazenar fisicamente
um documento é de
aproximadamente U$ 20 (25% do custo gasto
com tempo de ir e vir do arquivo) Recuperar
um documento perdido
custo
aprox. $120 - 3-5% dos documentos de uma
empresa desaparecem.
- O custo de um "Call
Back" é de
4 vezes o custo de finalizar o atendimento em
uma única
chamada.
- Usuários gastam 20-30% de
seu tempo gerenciando informação
de documentos físicos
TS&O
SCD .NET - Caso de Sucesso
